ZASADY PRZYJĘĆ KLIENTÓW ZEWNĘTRZNYCH I UDOSTĘPNIANIA AKT POSTĘPOWAŃ
Szanowni Państwo,
w celu zapewnienia właściwej organizacji udostępniania akt postępowań, uprzejmie informujemy, iż przyjęcia klientów zewnętrznych i udostępnianie akt od dnia 29 marca 2016r. odbywać się będzie we wtorki i czwartki,
w godzinach od 10.00 do 15.00. Przyjęcie we wskazanych terminach nie wymaga wcześniejszego umówienia się.
Klienci zewnętrzni zgłaszają w Kancelarii Ogólnej Urzędu potrzebę przeglądania akt podając swoje imię i nazwisko oraz sygnaturę akt.
Klienci zewnętrzni mogą zgłaszać telefonicznie pod numerem (22) 44 10 797 lub pocztą elektroniczną na adres przegladakt@gif.gov.pl potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt, wskazując sygnaturę sprawy. W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym umówieniu, w trybie wskazanym powyżej, klient zewnętrzny może zostać przyjęty w innym terminie niż wtorek/czwartek.
Klienci zewnętrzni, którzy wcześniej niż w dniu przeglądu akt zgłoszą potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt korzystają z pierwszeństwa obsługi. W przeglądzie akt uczestniczą wyznaczeni pracownicy Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego - jako osoby reprezentujące klienta zewnętrznego mogą uczestniczyć nie więcej niż dwie osoby. W miejscu przeglądania akt, ze względu na ochronę tajemnic prawnie chronionych klientów zewnętrznych, można prowadzić jednocześnie przegląd tylko i wyłącznie akt postępowania jednego klienta zewnętrznego.
Obsługa klienta zewnętrznego i udostępnianie akt prowadzone jest w Kancelarii Ogólnej Urzędu oraz w sali udostępniania akt i może być objęte monitoringiem. Dane gromadzone w ramach monitoringu są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych; mogą być wykorzystywane wyłącznie do kontroli prawidłowości wykonywania obsługi i weryfikacji ewentualnych skarg na wykonywanie obsługi oraz do analizy niezgodnych z prawem lub wskazanymi zasadami przyjęć klientów zewnętrznych. Klienci zewnętrzni są informowani o monitoringu poprzez piktogramy oraz wyrażają na niego zgodę poprzez podpisanie oświadczenia. Odmowa podpisania oświadczenia nie zwalnia klienta zewnętrznego z obowiązku przestrzegania zasad przyjęć klientów zewnętrznych.
Zasady udostępnia akt
- Jednorazowo udostępnia się akta jednego postępowania.
- Po zwrocie akt pracownikowi Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego klient zewnętrzny może zgłosić potrzebę uzyskania dostępu do akt kolejnego postępowania, jednakże ich udostępnienie będzie wykonane zgodnie z aktualną kolejnością żądań udostępniania akt.
- Klienci zewnętrzni nie mogą naruszyć integralności udostępnionych akt, w szczególności rozszywać dokumentów, chyba że z uwagi na format dokumentu do zapoznania się z nim konieczne jest jego rozłożenie lub wyjęcie z akt.
- Po zapoznaniu się z aktami klient zewnętrzny jest zobowiązany do przywrócenia stanu akt sprzed zapoznania się z nimi.
- Klient zewnętrzny ma prawo do samodzielnego sporządzania kopii udostępnianych akt
za pomocą własnych urządzeń technicznych, niewymagających korzystania z infrastruktury Urzędu (np. skaner, aparat fotograficzny), oraz sporządzać notatki i odpisy. - Klient zewnętrzny może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt lub wydania jej z akt uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów podlega opłacie zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 783, z późn. zm.).
- W przypadku:
- naruszania przez klienta zewnętrznego integralności udostępnionych akt;
- naruszania przez klienta zewnętrznego Zasad;
- zachowania się klienta zewnętrznego naruszającego zasady współżycia społecznego;
- wykonywania przez klienta zewnętrznego czynności zmierzających do utrudniania udostępnienia akt lub zakłócania organizacji pracy Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego
proces przyjęcia klienta zewnętrznego lub udostępniania akt zostaje zakończony.
- Stawienie się do Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego klientów zewnętrznych, co do których zachodzi prawdopodobieństwo pozostawania w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających oraz klientów zewnętrznych agresywnych lub w inny sposób naruszających spokój i porządek, upoważnia Główny Inspektorat Farmaceutyczny do odmowy przyjęcia klienta.
- W trakcie przyjęcia klient zewnętrzny nie może utrwalać obrazu i dźwięku.
- Pracownicy Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego, mając na celu ochronę tajemnic prawnie chronionych przetwarzanych w ramach postępowań prowadzonych przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego, nie udostępniają osobom nieupoważnionym żadnych informacji dotyczących prowadzonych postępowań.
- Udostępnienie informacji o postępowaniach prowadzonych przez Głównego Inspektora Farmaceutycznego odbywa się wyłącznie na uprzednio złożone pisemnie zapytanie klienta zewnętrznego.